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Comment être plus productif en réunion ? Définissez le bon format V3-1

Publié le

Les employés français passent entre 3 et 6 semaines par an en réunion, un temps qui peut aller jusqu’à 16 ans à la fin d’une carrière. Mais est-ce que ça en vaut la peine ? Notre ergonome a enquêté pour vous aider à améliorer vos réunions et vous donner les astuces pour les rendre fertiles.

Comment être plus productif en réunion ?
 

Définissez le bon format

Pensez-vous que passer 2 heures à écouter votre collègue parler est la meilleure façon d’échanger et de faire avancer votre projet ?

L’être humain n’est pas une machine, il faut donc s’avoir s’adapter à ses capacités et limites qu’elles soient physiques ou cognitives. Savez vous que :

 

 
92% participent à 3 réunions / semaine

Participent à 3 réunions / semaine

Selon un sondage Ifop, en France, 92 % des cadres participent à 3 réunions par semaine en moyenne.

Pour une durée par réunion d'environ 1h09

Pour une durée d'environ

Une réunion dure environ 1h09 en moyenne chez les cadres français. Un temps qui peut être très variable en fonction de l'entreprise.

Et décrochent au bout de 52min

Et décrochent au bout de

Pour une réunion classique, la plupart des participants décrochent au bout de 52 minutes environ.

 

Mais alors, comment favoriser la concentration au delà de 30 minutes ?

Il existe de nombreuses techniques qui, utilisées seules ou conjointement, permettent d'améliorer la concentration. Voici quelques exemples :

  • Impliquez les participants et donnez-leur de l'intérêt afin de garder leur attention à travers la création collaborative. Cette relation personnalisée et ce sentiment d'écoute vont conduire à un engagement réel des participants.

  • Préférez les échanges en petit groupe. Ils vont créer plus d'interaction qu'en grand groupe.

  • Proposez un format rythmé où chaque participant aura un rôle à jouer.

Vous pouvez combiner ces trois techniques de façon efficace en animant une réunion sous forme d'atelier.

Petit plus : le fait de partager un objectif commun durant un atelier participe également à la construction et l'unité de l'équipe.

Avez-vous pensé à faire un atelier ?

Qu'est-ce qu'un atelier ?

C'est une variante de la réunion de groupe, à la différence près que tout le monde participe activement. Le sujet est défini à l'avance par les organisateurs, tout comme l'objectif : construire une réflexion, trouver une idée, partager un savoir particulier, etc.

Dans quel but utiliser ce format ?

L'atelier va donner du dynamisme et favoriser la créativité en sortant des réunions conventionnelles. Libres de ces carcans psychologiques les participants vont apporter des idées souvent nouvelles et inattendues. L'atelier est idéal pour innover.

Cette première partie vous a plu ? Continuez avec la suite pour rendre vos réunions plus actives.

 

Sinon voici ce qu'il faut retenir en bref :

Pour ceux qui n’ont pas le courage de tout lire et/ou ceux qui veulent aller à l’essentiel voici un condensé des bonnes pratiques pour booster vos réunions :

 
Comment être plus productif en réunion - Ce qu'il faut retenir en bref
 
Comment être plus productif en réunion - Format

Format :

  • Pas plus de 30 minutes d'écoute en statique
  • Si vous voulez dépasser 30 minutes, dynamisez votre format en favorisant les échanges en petit groupe et en donnant un vrai rôle à jouer à vos participants
Comment être plus productif en réunion - Activité

Activité :

  • Jouer sur les besoins intrinsèques à l'être humain
  • Eviter de rester assis pendant toute la durée de la réunion
  • Stimuler vos participants avec du matériel
Comment être plus productif en réunion - Profit

Profit :

  • Prendre des notes innovantes pour restituer plus facilement les informations
  • Jouer sur les sens pour favoriser l'apprentissage de façon inconsciente
 

Le mot de la fin : Une réunion n'est rentable que si la présence de chaque participant est justifiée à chaque minute. Les techniques d'animation productive permettent d'obtenir la participation active de chacun et d'atteindre l'objectif en moins de temps qu'avec les méthodes traditionnelles.

 
 
 
 
Manon Bonnet-Save - Ergonome IHM chez Medialibs