Un système de gestion de contenu de site Web c'est un ou des programmes qui permettent à plusieurs utilisateurs (de tous niveaux de compétence) de gérer rapidement, efficacement et simplement le contenu, le graphisme et les modules dynamiques d'un ou plusieurs sites Internet/Intranet/Extranet. Et ce sur n'importe quelle plateforme logicielle (Windows, Mac, Solaris, Linux ...).

L'efficacité se base principalement sur la gestion des contenus dans leur ensemble (texte, image, vidéo, modules dynamiques).
Du point de vue architecture, un système de gestion de contenu se compose d'une partie publique, accessible à tous visiteurs, et d'outils (interface d'administration, éditeur WYSIWYG...) mis à disposition des administrateurs du site pour leurs permettrent de mettre à jour le contenu du site.

La caractéristique principale d'un outil de gestion de contenu Web est de pouvoir séparer le contenu du contenant. Ainsi, il est possible de mettre à jour l'un indépendamment de l'autre et vice et versa.

Un CMS est une solution de conception et de mise à jour de site Internet, gérée directement en ligne, par des personnes n’ayant par forcément de compétences en programmation.

Concevoir, déployer, animer son site Web sans connaissance particulière

Les solutions de gestion de contenu fonctionnent depuis un simple navigateur Web. Elles permettent au quotidien de bénéficier d'une gestion rapide du contenu des sites et des éléments graphiques associés et ce, sans compétence particulière en informatique.

Créer, gérer, contrôler et publier depuis un simple navigateur Web

La principale fonction est la création de contenu, elle s'effectue avant la publication. Les utilisateurs peuvent contribuer au développement et à l'enrichissement du site, en créant eux-mêmes leur contenu.

Lors de la publication sur le site Web, la mise en forme est automatique et des modules spécialisés permettent l'uniformisation des données. La mise en forme du contenu fait appel à des gabarits (templates, squelettes...) et à des feuilles de styles qui permettent l'uniformisation du site. Il faut privilégier les solutions qui utilisent les standards actuels comme le XHTML et les CSS2.

La dissociation du contenant (graphisme) et du contenu (stocké en base de données) offre l'avantage de pouvoir faire évoluer le graphisme du site et/ou son contenu d'une façon autonome.

Diffuser une information pertinente et toujours à jour, planifier la publication et les mises à jour de votre site, créer, gérer, contrôler et publier depuis un simple navigateur Web.

Grâce à la planification et la publication automatique, les visiteurs des sites bénéficient d'une information de qualité, pertinente et à jour, qui leur permet de trouver la bonne information au bon moment, pour prendre la bonne décision.

L'information disponible peut être sous forme de news, de texte, de photographies, de vidéos…
Des modules de statistiques permettent d'étudier le comportement des internautes (pages plus consultées, méthode de navigation...) et d'ainsi pouvoir optimiser son contenu et ses moyens de navigation.

Pour mieux comprendre le rôle et les avantages de la gestion de contenu, il convient de s’intéresser à l’évolution du Web et plus particulièrement à la création des sites Web.

Site statique

Les premiers sites Web ont été conçus par des équipes de passionnés utilisant majoritairement des éditeurs HTML pour créer des pages.
La gestion des pages statiques pose un certain nombre de problèmes dès que le nombre de pages du site devient important :

• maintien difficile des liens entre les pages,
• ressaisie fastidieuse de contenu commun à plusieurs pages,
• réorganisation difficile du site lors d’une évolution de l’architecture,
• nécessite des connaissances en informatique et en programmation.
  

Site dynamique

Une première évolution a consisté à organiser les sites à travers l’utilisation de bases de données reliées aux pages par des scripts écrits en PHP, ASP ou JSP. Bien souvent, il fallait réécrire ces scripts pour chaque nouvelle application alors que les fonctions demandées étaient génériques. Cette approche manquait de souplesse et a donc laisser place aux solutions de CMS présentées sous forme de plate-formes de développement.

Les outils de Content Management System (CMS)

Ces solutions ont permis une réelle séparation du contenant et du contenu. Autrement dit de séparer la mise en page (la présentation) et les documents, textes, images… (le contenu).
Les avantages de ces solutions sont :

• une unité graphique préservée,
• une génération automatique des menus de navigation et des liens,
• une gestion des contenus,
• une séparation des rôles de chacun,
• une décentralisation de l’alimentation du contenu,
• la possibilité d’organiser et de planifier la production de contenu.
  

Réduction des coûts

Les sites comportent un nombre croissant de pages qui nécessitent une gestion et une maintenance très importante. L’idée des outils de gestion de contenu est d’avoir séparé le contenant du contenu. Un même contenu peut alors être affiché sous différentes présentations. Les outils de gestion de contenu utilisent ce que l’on appelle des gabarits (squelettes ou templates) qui évitent aux entreprises de refaire le travail d’intégration des pages.

Réduction des délais de publication

Pour être plus réactif à la demande, les délais de création et de publication de contenu doivent être diminués. Le processus de publication peut être décomposé en deux étapes : sélection des contenus et mise en forme. La sélection des contenus utilise le plus souvent des filtres qui permettent de choisir l’information à présenter (ex : les cinq dernières actualités, les articles de moins d’un mois…).

La mise en forme est basée sur des gabarits qui définissent la manière dont les contenus doivent être présentés dans les pages et quelles sont les indications de présentation (typographie, alignement…).

Augmentation de la valeur ajoutée de l’information

Quelle que soit la typologie du site (institutionnel, vente en ligne, portail, Intranet…), le contenu est le générateur de trafic le plus efficace sur Internet. La valeur ajoutée d’un site est fonction de la pertinence, de la qualité, de la fraîcheur et de la facilité d’accès au contenu.

Décentralisation des mises à jour de contenu sans connaissance technique

Chaque contributeur et validateur peut modifier et valider la partie du site dont il a la charge. Il n’y a pas de limitations géographiques ou temporelles. L’accès se fait avec un simple navigateur Web et ne demande aucune compétence technique particulière.