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Comment être plus productif en réunion ? Dynamisez vos échanges V3-2

Publié le

Les employés français passent entre 3 et 6 semaines par an en réunion, un temps qui peut aller jusqu’à 16 ans à la fin d’une carrière. Mais est-ce que ça en vaut la peine ? Notre ergonome a enquêté pour vous aider à améliorer vos réunions et vous donner les astuces pour les rendre fertiles.

Comment être plus productif en réunion ?
 

Dynamisez vos temps d'échange

Vous êtes persuadé qu’il suffit d’être assis dans la même pièce pour suivre et se sentir impliqué dans une réunion ? Mais savez-vous que :

 
1/4 ne savent pas pourquoi ils sont là

Ne savent pas pourquoi ils sont là

25 % des cadres arrivent en réunion sans connaitre l'ordre du jour, sans préparation et découvrent le sujet en début de réunion.

81% font autre chose

Font autre chose

La moitié s'occupent de leurs mails/SMS ou travaillent sur d'autres dossiers. Un tiers fait des dessins et 10% sont sur leur smartphone ou organisent leurs vacances.

30 minutes suffisent pour les perdre

Suffisent pour les perdre

23 % perdent le fil au bout de 30 minutes (temps d'attention maximal moyen pour un adulte) et seuls 37% disent pouvoir tenir une heure ou plus.

1/3 se sont déjà endormis

Se sont déjà endormis

32 % des cadres se sont déjà endormis au moins une fois en réunion.

 

Comment éviter ça ?

L'animation de cette rencontre peut être personnalisée afin de créer un vrai engouement auprès des participants.

Pour cela il est possible de s'appuyer sur les 3 derniers niveaux de lapyramide des besoins de Maslow:

 
Pyramide de Maslow - Accomplissement personnel

Le sentiment de faire quelque chose de sa vie et de mettre en valeur son potentiel se ressent à travers la création, l'invention ou tout simplement l'action.

Pyramide de Maslow - Estime de soi

Le besoin de considération, de reconnaissance et de réputation, implique d’écouter et d’estimer au même niveau chaque participants.

Pyramide de Maslow - Appartanance

Le besoin d’appartenance est assouvi en créant une cohésion au sein du groupe afin de rapprocher les participants.


 

Et la co-conception vous en pensez quoi ?

La co-con quoi ?

La co-conception consiste, pour une entreprise, à concevoir en s’appuyant sur la contribution de plusieurs acteurs, experts et utilisateurs impliqués à des degrés divers dans le processus de conception d’un produit ou d’un service. Autrement dit, il s’agit de privilégier l’efficacité dans la concertation, favoriser l’innovation, la créativité et l’émergence d’idées.

Concrètement ça donne quoi ?

Ces ateliers peuvent prendre différentes formes et même être organisés à distance. En fonction du type choisi, vous allez recueillir le besoin, identifier les problèmes, définir les axes de conception, préciser les attentes des utilisateurs, etc.

C’est un bon moyen pour creuser et exploiter des données.

 

Vous savez maintenant quel format utiliser et comment rendre vos échanges dynamiques. Il ne vous reste plus qu'à découvrir nos astuces pour tirer profit de vos réunions.

 

Sinon voici ce qu'il faut retenir en bref :

Pour ceux qui n’ont pas le courage de tout lire et/ou ceux qui veulent aller à l’essentiel voici un condensé des bonnes pratiques pour booster vos réunions :

 
Comment être plus productif en réunion - Ce qu'il faut retenir en bref
 
Comment être plus productif en réunion - Format

Format :

  • Pas plus de 30 minutes d'écoute en statique
  • Si vous voulez dépasser 30 minutes, dynamisez votre format en favorisant les échanges en petit groupe et en donnant un vrai rôle à jouer à vos participants
Comment être plus productif en réunion - Activité

Activité :

  • Jouer sur les besoins intrinsèques à l'être humain
  • Eviter de rester assis pendant toute la durée de la réunion
  • Stimuler vos participants avec du matériel
Comment être plus productif en réunion - Profit

Profit :

  • Prendre des notes innovantes pour restituer plus facilement les informations
  • Jouer sur les sens pour favoriser l'apprentissage de façon inconsciente
 

Le mot de la fin : Une réunion n'est rentable que si la présence de chaque participant est justifiée à chaque minute. Les techniques d'animation productive permettent d'obtenir la participation active de chacun et d'atteindre l'objectif en moins de temps qu'avec les méthodes traditionnelles.

 
 
 
 
Manon Bonnet-Save - Ergonome IHM chez Medialibs