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Les employés français passent entre 3 et 6 semaines par an en réunion, un temps qui peut aller jusqu’à 16 ans à la fin d’une carrière. Alors comment améliorer ces temps de réunions et surtout, comment les rendre fertiles ?
L’être humain n’est pas une machine, il faut donc savoir s’adapter à ses capacités et limites physiques ou cognitives.
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Commençons par quelques chiffres :
Selon un sondage Ifop, en France, 92 % des cadres participent à 3 réunions par semaine en moyenne.
Une réunion dure environ 1h09 en moyenne chez les cadres français. Un temps qui peut être très variable en fonction de l'entreprise.
Pour une réunion "classique", la plupart des participants décrochent au bout de 52 minutes environ.
Il existe de nombreuses techniques qui, utilisées seules ou conjointement, permettent d'améliorer la concentration. Voici quelques exemples :
Vous pouvez combiner ces trois techniques de façon efficace en animant une réunion sous forme d’atelier.
Petit plus : le fait de partager un objectif commun durant un atelier participe également à la construction et l’unité de l’équipe.
Qu'est-ce qu'un atelier ?
C'est une variante de la réunion de groupe, à la différence près que tout le monde participe activement. Le sujet est défini à l’avance par les organisateurs, tout comme l’objectif : construire une réflexion, trouver une idée, partager un savoir particulier, etc.
Dans quel but utiliser ce format ?
L'atelier va donner du dynamisme et favoriser la créativité en sortant des réunions conventionnelles. Libres de ces carcans psychologiques les participants vont apporter des idées souvent nouvelles et inattendues. L'atelier est idéal pour innover.
Vous passez en moyenne 3 à 6 semaines par an en réunion. Mais est-ce que ces temps sont productifs ?
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25 % des cadres arrivent en réunion sans connaitre l'ordre du jour, sans préparation et découvrent le sujet en début de réunion.
La moitié s'occupent de leurs mails/SMS ou travaillent sur d’autres dossiers. Un tiers fait des dessins et 10% sont sur leur smartphone ou organisent leurs vacances.
23 % perdent le fil au bout de 30 minutes (temps d'attention maximal moyen pour un adulte) et seuls 37% disent pouvoir tenir une heure ou plus.
32 % des cadres se sont déjà endormis au moins une fois en réunion.
L’animation de cette rencontre peut être personnalisée afin de créer un vrai engouement auprès des participants.
Pour cela il est possible de s’appuyer sur les 3 derniers niveaux de la
pyramide des besoins de Maslow
:
Nous sommes des êtres actifs, aussi, le fait de marcher ou même juste d’être debout augmente naturellement l’activité du cerveau. Si vous souhaitez accroitre les échanges, enlevez les chaises de la salle de réunion par exemple.
L’homme est également curieux, il est tenté d'utiliser les objets qui sont à sa portée. Vous pouvez donc stimuler la créativité de façon inconsciente, en laissant du matériel sur la table (feutres, gommette, papier…).
La co-con quoi ?
La co-conception consiste, pour une entreprise, à concevoir en s’appuyant sur la contribution de plusieurs acteurs, experts et utilisateurs impliqués à des degrés divers dans le processus de conception d’un produit ou d’un service. Autrement dit, il s’agit de privilégier l’efficacité dans la concertation, favoriser l’innovation, la créativité et l’émergence d’idées.
Concrètement ça donne quoi ?
Ces ateliers peuvent prendre différentes formes et même être organisés en ligne. En fonction du type choisi, vous allez recueillir le besoin, identifier les problèmes, définir les axes de conception, préciser les attentes des utilisateurs, etc.
C'est un bon moyen pour creuser et exploiter des données
Vous avez terminé votre réunion, maintenant que faites-vous ? Comment tirez-vous profit de ce temps que vous avez passé à débattre avec vos collègues ?
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15 % des participants d'une réunion ne peuvent pas dire ce qui a été dit ou décidé au cours de celle-ci.
27 % des participants sortent d'une réunion sans savoir ce qu'ils doivent faire pour la suite du projet.
Il est possible d'utiliser et de combiner différentes méthodes pour prendre et restituer des notes :
Il existe trois grands types d'apprentissages qui aident à retenir les informations de façon plus ou moins consciente.
Le principe de cet atelier est simple
Par petits groupe, les participants doivent créer une boîte présentant un produit, un service ou une fonctionnalité comme si elle allait être vendue en supermarché. Chaque groupe doit ensuite pitcher son produit aux autres afin de les convaincre. A la fin on débriefe et on se met d’accord sur une version finale.
Comment en tire-t-on profit ?
La synthèse peut se faire à l'oral ou à l'écrit, en utilisant des nuages de mots pour représenter les données recueillies sur les boites et les rendre plus visuelles. En comptant le nombre de récurrences des mots sur les boîtes on peut les classer par niveau d’importance et classer leur priorité sous forme de liste à puces.
Ce qu'il faut retenir en bref !
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Le mot de la fin : Une réunion n'est rentable que si la présence de chaque participant est justifiée à chaque minute. Les techniques d'animation productive permettent d'obtenir la participation active de chacun et d'atteindre l'objectif en moins de temps qu'avec les méthodes traditionnelles.
