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Comment être plus productif en réunion ? Tirez profit des discussions - Partie 3

Publié le 31/07/2020

Les employés français passent entre 3 et 6 semaines par an en réunion, un temps qui peut aller jusqu’à 16 ans à la fin d’une carrière. Mais est-ce que ça en vaut la peine ? Notre ergonome a enquêté pour vous aider à améliorer vos réunions et vous donner les astuces pour les rendre fertiles.

Comment être plus productif en réunion ?

Tirez profit des discussions qui ont eu lieu

La réunion est finie, tout le monde repart à son bureau et on oublie ?

Vous pensez certainement qu'à la fin d'une réunion tout est clair et que tout le monde sait ce qu’il/elle doit faire ?

Voici la réalité :

Ne savent pas ce qui a été décidé

15 % des participants d'une réunion ne peuvent pas dire ce qui a été dit ou décidé au cours de celle-ci.

Ne savent pas quoi faire en sortant

27 % des participants sortent d'une réunion sans savoir ce qu'ils doivent faire pour la suite du projet.

Comment restituer des informations et favoriser leur rétention ?

Il est possible d'utiliser et de combiner différentes méthodes pour prendre et restituer des notes :

Structurer: Avant la réunion, préparez votre support avec quelques catégories (Quoi, Pourquoi, Comment, Où, Plus d'informations) qui permettent de remettre les informations dans le contexte.

Listes à puce: Comme Wikipédia, utilisez-les pour gagner du temps, parcourir le contenu en un coup d'oeil, et localiser les informations rapidement.

Carte heuristique: Toute idée est développée en arborescence hiérarchique issue de l'idée principale.

Sketchnotes: La combinaison des compétences manuscrites (pensées, écriture, dessin), donne un souvenir plus riche que de copier le mot ou de regarder une image de l'objet.

Comment restituer des informations et favoriser leur rétention ?

Il existe trois grands types d'apprentissages qui aident à retenir les informations de façon plus ou moins consciente.

Visuel : Certaines personnes retiennent plus facilement des informations lorsqu’ils les visualisent sur un schéma, un dessin, ou une fiche par exemple. Couleurs, dessins, images, tout est possible.

Auditif : On assimile les connaissances en les entendant, aussi une restitution sous forme orale peut être utile. Attention cependant à ne pas retomber dans les travers de la réunion de présentation statique.

Physique : Le cerveau s’active quand on bouge ou travaille avec nos mains. On peut donc favoriser la rétention d’informations directement durant l’atelier en proposant d’être debout et de créer manuellement des choses pour représenter un état d’esprit, un produit ou un avis par exemple.

On a testé pour vous l’atelier product box

Le principe de cet atelier est simple

Par petits groupe, les participants doivent créer une boîte présentant un produit, un service ou une fonctionnalité comme si elle allait être vendue en supermarché. Chaque groupe doit ensuite pitcher son produit aux autres afin de les convaincre. A la fin on débriefe et on se met d’accord sur une version finale.

Comment en tire-t-on profit ?

La synthèse peut se faire à l’oral ou à l’écrit, en utilisant des nuages de mots pour représenter les données recueillies sur les boites et les rendre plus visuelles. En comptant le nombre de récurrences des mots sur les boîtes on peut les classer par niveau d’importance et classer leur priorité sous forme de liste à puces.

En conclusion, voici ce qu'il faut retenir en bref :

Comment être plus productif en réunion - Ce qu'il faut retenir en bref

Format :

Pas plus de 30 minutes d'écoute en statique
Si vous voulez dépasser 30 minutes, dynamisez votre format en favorisant les échanges en petit groupe et en donnant un vrai rôle à jouer à vos participants

Activité :

Jouer sur les besoins intrinsèques à l'être humain
Eviter de rester assis pendant toute la durée de la réunion
Stimuler vos participants avec du matériel

Profit :

Prendre des notes innovantes pour restituer plus facilement les informations
Jouer sur les sens pour favoriser l'apprentissage de façon inconsciente

Le mot de la fin : Une réunion n'est rentable que si la présence de chaque participant est justifiée à chaque minute. Les techniques d'animation productive permettent d'obtenir la participation active de chacun et d'atteindre l'objectif en moins de temps qu'avec les méthodes traditionnelles.

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Manon Bonnet-Save - Ergonome IHM chez Medialibs